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Workshop am 4.2.2019: Qualitäts- und Wissensmanagement an Universitätsarchiv und Universitätsbibliothek.

Bestandsaufnahme und Zukunftsperspektiven (Definitionen, Methoden, Strategien)

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Als universitäres Gedächtnis und Wissensspeicher sind Universitätsarchiv und -bibliothek mit den Aufgaben der Verzeichnung und Erschließung, Sammlung und Katalogisierung verschiedenster Archivalien und  Bestände in  diversen medialen Formen betraut. Während die Hauptfunktion der Bibliotheken in der Bewirtschaftung der Dokumente und der Produktion von Services liegt, widmen sich Archive in erster Linie dem Sammeln, der Dokumentation und der wissenschaftlichen Auswertung. Angelika Menne-Haritz spricht in ihren Schlüsselbegriffen der Archivterminologie von einer „vorübergehende[n], jederzeit aber widerrufbare[n] Auslagerung aus dem aktiven Gedächtnis“.

Ziel ist aber nicht nur, die Dokumente, Akten, Bücher, Noten, Ton- und Datenträger sowie online-Ressourcen für die Zukunft zu bewahren und stetig zu aktualisieren, sondern auch, sie den unterschiedlichsten InteressentInnen- und BenutzerInnengruppen in jeweils geeigneter Weise zur Verfügung zu stellen. Im Zeitalter zunehmender Digitalisierung stellt das ArchivarInnen und BibliothekarInnen vor eine Fülle neuer Aufgaben und Herausforderungen, die auch die Frage nach Notwendigkeit und Möglichkeiten eines professionellen Informations- und Wissensmanagements im Kontext des gesamtuniversitären Qualitäts- und Wissensmanagements aufwerfen.

Der Workshop will vor diesem Hintergrund, ausgehend von einschlägigen Impulsreferaten, ExpertInnen aus den Bereichen Archiv, Bibliothek, Informationstechnologie, Öffentlichkeitsarbeit, Forschung und Lehre in Kunst und Wissenschaft zu einem Informationsaustausch im Rahmen eines offenen Round Tables einladen: Erfahrungsberichte, Erhebungen des Status quo, Projektberichte und geplante Vorhaben werden vorgestellt und die sich ergebenden Fragen gemeinsam mit allen WorkshopteilnehmerInnen diskutiert, um mögliche Strategien, Best Practice Modelle und Zukunftsperspektiven zu definieren.

Folgende Themen und Fragen werden dabei behandelt:

- Was ist Wissensmanagement und wie wird es in Bibliotheken und Archiven positioniert und umgesetzt?
Wissensmanagement in Archiven und Bibliotheken soll Wissen (nicht nur) an Universitäten gut strukturiert und dokumentiert mit geeigneten Technologien und zum richtigen Zeitpunkt verfügbar machen. Der Fokus liegt auf Identifikation, Sichtbarmachung und Mobilisierung der individuellen und kollektiven Wissensbestände an Institutionen. Wichtig hierbei ist vor allem auch die Identifizierung der ArchivarInnen und BibliothekarInnen mit der Universität und mit ihren Aufgaben.

Vielfältige Entwicklungen erfordern fortwährende Anpassungsprozesse des Qualitäts- und Wissensmanagements. Um es auch in Zukunft wieder abrufen zu können, muss Wissen kodifiziert werden; BibliothekarInnen und ArchivarInnen fungieren hierbei als WissensintegratorInnen und WissensredakteurInnen, kurz- als WissensmanagerInnen.

Um diese verantwortungsvollen Aufgaben bestmöglich erfüllen zu können, muss die adäquate  institutionelle Unterstützung durch die Universitäts-, Bibliotheks- und Archivleitung gewährleistet werden. Dafür erforderlich ist die Schaffung von analogen und digitalen Kommunikationsräumen sowie Kommunikationsunterstützung an Bibliotheken und Archiven, das Verfügbarmachen von Primärquellen wie auch die Unterstützung der Internalisierung durch Sekundärressourcen und einschlägigen Infrastrukturauf- und ausbau. Dies bedeutet einen Gewinn für die gesamte Universität: während Archive und Bibliotheken Wissen sammeln, organisieren, prozessieren, archivieren und zugänglich machen, wird es durch die Universitätsangehörigen, Lehrende und Studierende und administratives Personal, genutzt, produziert und formalisiert.

- Welche Methoden des Qualitätsmanagements sind für das Wissensmanagement nutzbar?
Mit dem Qualitätsmanagement ist die Gesamtheit aller technischen und sozialen Maßnahmen gemeint, die zur Sicherstellung einer Mindestqualität in Bezug auf betriebliche Leistungsprozesse unternommen werden. In Bezug auf das Wissensmanagement an Archiven und Bibliotheken bedeutet dies das Einsetzen von Technologien geeigneter Qualität zur Erschließung, Speicherung/Erhaltung und Nutzbarmachung von Wissen sowie auch eine gezieltes Prozess- und Datenmanagement, das sowohl abteilungsintern wie universitätsweit aufgebaut und ständig aktualisiert werden muss.

Gerade im Zeitalter zunehmender Digitalisierung, wenn aus „Information und Dokumentation Informations- und Datenmanagement [wird]“, wie Rudolf  Däßler und Angela Schreyer formulierten, und Wissen und Information vermehrt als Commons  angesehen werden,  sind zahlreiche Bereiche auszumachen, die traditionell Informationswissenshaft und -praxis betreffen, in denen sich aktuell aber auch Schnittstellen für Wissens- und Qualitätsmanagement ergeben:

· Wissensintegration und Dokumentation, Umgang mit Forschungsdaten
· Information Retrieval, Bereitstellen von Suchmaschinen
· Elektronisches Publizieren, Open Access für Dokumente und Open Content in der Wissenschaft, Rechtslage im digitalen Umfeld, Lizensierung
· Normung und Standardisierung, Datenspeicherung und Langzeitarchivierung
· Generierung benutzerzentrierter Erschließungsverfahren, Einsatz von Semantic Web, Linked Open Data
· Ausbau lokaler Dienstleistungen und Social Web-Möglichkeiten, Lernen mit Medien

Alle diese Bereiche, die aktuell in unterschiedlichen (nicht nur universitären) Kontexten diskutiert werden und auch neue Berufsfelder hervorbringen, sind in die Prozessorganisation und damit in das Qualitäts- und Wissensmanagement einzubeziehen.

Impulsreferate sind geplant u.a. von Hermann Götz (Öffentlichkeitsarbeit), Paul Harm (Universitätsarchiv und -bibliothek), Susanne Kogler (Universitätsarchiv), Julia Mair (Universitätsarchiv), Robert Schiller (Universitätsbibliothek) sowie von universitären IT-ExpertInnen und Lehrenden und Studierenden der KUG.

Moderation: Susanne Kogler und Robert Schiller

 

Über die Referentinnen und Referenten:

Susanne Kogler studierte Musikpädagogik, klassische Philologie und Musikwissenschaft an der damaligen Hochschule für Musik und dar­stellende Kunst in Graz und der Karl-Franzens-Universität Graz und promovierte dort 2001. 2012 schloss sie ihre Habilitation ab. Seit 2012 ist sie Leiterin des Universitätsarchivs der KUG und ist des Weiteren als Lehrende am Institut für Musikwissenschaft an der Karl-Franzens-Universität Graz tätig.

Paul Harm studierte an der Karl Franzens Universität Graz Soziologie. Im Archiv war er zunächst für die Verwaltung der Depots verantwortlich und nach Abschluss des Studiums wurde er als Repository Manager und der Weiterentwicklung des Phaidra Projekt beauftragt.

Robert Schiller studierte Biologie, Musikwissenschaft und Philosophie an der Karl-Franzens-Univeristät Graz. Nach Absolvierung der Grundausbildung für den Bibliotheks-, Informations- und Dokumentationsdienst arbeitet er seit 1991 and der Universitätsbibliothek der KUG, an der er seit 2002 Bibliotheksdirektor ist (Seit 2010 Direktor der Organisationseinheit UBam - Universitätsbibliothek, -archiv, Musikinstrumentensammlung).

Ingeborg Harer studierte Musikpädagogik an der damaligen Hochschule für Musik und darstellende Kunst in Graz sowie Anglistik/Amerikanistik und Musikwissenschaft an der Karl-Franzens-Universität Graz und promovierte 1987. Sie ist als Ao. Univ. Prof.in seit 2000 am Institut für Alte Musik und Aufführungspraxis der Kunstuniversität Graz tätig.

Hermann Götz ist  Leiter der Stabsabteilung Öffentlichkeitsarbeit und ist für die Pressearbeiten und anderen Medienarbeiten an der Kunstuniversität Graz zuständig.

Gerd Grupe studierte Vergleichende Musikwissenschaft, Amerikanistik und Bibliothekswissenschaft an der Freien Universität Berlin und promovierte dort 1990. Er habilitierte 1996 und ist seit 2002 Professor für Ethnomusikologie an der Kunstuniversität Graz, an dem er des Weiteren die Funktion als Institutsvorstand inne hat.

Julia Mair studierte Musikwissenschaft an der Kunstuniversität Graz und der Karl-Franzens-Universität Graz und schloss ihr Masterstudium 2017 ab. Sie ist seit Beginn 2019 Mitarbeiterin des Marckhl-Projekts und war auch schon zuvor im Archiv der Kunstuniversität Graz tätig.